L'office manager, un poste clé au sein de l'entreprise

A 8h30 les premiers employés arrivent au bureau ; J’arrive en général vers 9h et je suis le brouhaha ambiant qui me guide vers l’open space, l’occasion de saluer tout le monde et de prendre mon café du matin. Le rituel est toujours le même, une mécanique bien rodée.

A mon arrivée, le coursier est déjà passé prendre les dossiers administratifs du jour, l’espace est propre, le café disponible, la connexion internet fonctionne, les factures sont payées.

Souvent, personne ne soupçonne que quelqu’un orchestre discrètement cette vie au bureau. Cette personne polyvalente est l’Office Manager, et elle joue un rôle clé au sein de l’entreprise ! Son rôle principal : décharger la direction de l’entreprise afin qu’elle reste focalisée sur son produit et ses clients !

Décryptage dans cet article de blog.

Le fonctionnement d’une entreprise

Une entreprise a pour mission de répondre à un besoin. Dans cette optique elle développe un ou plusieurs produits et gère sa « relation client » (commerciale, marketing, support, etc.) au quotidien. Son objectif étant de maximiser sa rentabilité. Mais pour fonctionner, une entreprise se doit aussi de gérer sa relation avec l’administration (déclarations obligatoires, fiscalité, taxation, comptabilité, etc.), gérer son bureau et ses employés. Des tâches quotidiennes essentielles pour l’épanouissement de l’entreprise mais très chronophages. Une étude réalisée en 2018 affirme même qu’elles coûtent en moyenne plus de 142 jours par an aux PME françaises !

Afin de décharger la direction et les employés, l’entreprise recrute en général une, ou plusieurs, personne(s) afin de gérer son bureau, les employés et la relation avec l’administration. Cette personne est l’Office Manager. Pour ce poste il faut être organisé, polyvalent et avoir une bonne communication avec la direction et les employés.

Missions de l’Office Manager

Posez cette question à dix Office Managers, et vous aurez dix réponses différentes. Pourquoi ? parce que sa mission est par nature polyvalente et s’adapte au besoin de l’entreprise. On peut néanmoins catégoriser ses tâches principales ainsi :

•  La vie au bureau avec la gestion de l’approvisionnement en eau, café, et produits essentiels en tout genre. De même gérer la présence du personnel de sécurité ou ménage.
• Le soutien des employés : Besoin d’une souris ou d’un clavier ? Problème avec les chaises ergonomiques ? L’Office Manager se chargera de faire des recommandations concrètes auprès de sa direction puis de faire les commandes et le suivi nécessaire afin de répondre aux besoins des employés au plus vite. Souvent l’office manager se chargera aussi de faire des propositions pour les activités de « team building » ou pour les cadeaux de fin d’année.
• La relation avec l’administration et les services généraux : tâche cruciale pour le bon développement de l’entreprise, l’Office manager se chargera des dossiers administratifs et du suivi.

Recruter un Office Manager : temps plein ou partiel ?

Le recrutement d’un Office Manager est un passage obligé quelque soit le niveau de développement de votre entreprise. C’est le collaborateur qui vous permet de vous focaliser sur votre business et de gagner du temps. Idéalement il devrait vous accompagner dès la création de votre entreprise.

(1) Petites structures :

• Les besoins se résument souvent à quelques heures par semaine. Recruter une personne à plein temps coûterait cher et ajouterait une charge de management inutile. Il est recommandé de recruter une personne à temps partiel ou de d’externaliser cette fonction.
• Proservy propose notamment ce service en Tunisie à partir de 250DT/mois ce qui vous permet d’avoir l’assistance administrative et logistique qui vous faut pour une fraction du prix d’un employé à temps plein.
• Pour ceux qui se lance, Proservy propose aussi la création d’entreprise clé en main en Tunisie, avant de profiter de l’assistance administrative et comptable au quotidien.

(2) Moyennes et Grandes Structures :  les structures avec des besoins quotidiens et qui veulent garder une partie de la gestion du bureau et des employés en interne recrutent en général une personne ou plusieurs personnes à temps plein. Les offres de type Proservy permettent alors d’accompagner l’Office Manager afin qu’il/elle reste focalisée sur la relation avec les employés. Proservy assiste alors l’Office Manager pour lui permettre de gérer la relation avec l’extérieur (coursier, gestion de dossiers administratifs, accompagnement comptable, etc.).

Donner les bons outils à votre Office Manager

L’Office Manager jongle entre une multitude de dossiers. Il est important qu’il soit organisé mais aussi de lui donner les bons outils. Si nous devions résumer, l’Office Manager va devoir gérer :

• La relation avec l’extérieur : coursier, administration, prestataire, etc.
• La relation avec les employés : relaie d’information, team building, support, etc.

La relation interne avec les employés et la direction sont essentielles et ne peut pas être externalisée. Elle doit rester prioritaire pour l’Office Manager. Par contre, la relation avec l’extérieur peut être déléguée à un service qui gérera le suivi de ces demandes : par exemple l’approvisionnement du bureau, pas de besoin de se déplacer pour ces demandes.

Le bon outil d’office management en Tunisie : Proservy à la demande ou avec un abonnement

En Tunisie, l’Office Manager fait face à des difficultés liées à la non-digitalisation de l’administration et au besoin de se déplacer pour la plupart des tâches à gérer. Proservy est une solution qui permet de gérer toutes vos demandes en ligne, notamment,

• La gestion gestion administratives : constitution du dossier et relation avec les bureau de l'administration.
• Assistance Comptable: déclaration mensuelle, CNSS, bilan, etc.
• Coursier: tous les besoins d'approvisionnement (achats), d'envoie/récupération de documents ou encore de paiement de facture.
• Ménage et Sécurité.

Les détails des services offerts sur notre page https://www.proservy.com/faq

A vous de jouer ! Vous avez un besoin d’assistance administrative et comptable ? besoin d’externaliser votre Office Management ou de donner à vos équipes l’aide nécessaire pour "scaler", contactez-vous ;)

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